Обязанности:
В целях обеспечения и организации эффективной работы Директора Учреждения: - В отсутствие помощника руководителя, обеспечивающего организационное сопровождение деятельности директора, организует проведение телефонных переговоров директора, записывает полученную информацию и доводит ее до сведения отсутствующего помощника руководителя, передает и принимает информацию, телефонограммы по поручению Директора; - Контролирует обеспечение рабочего места Директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. В целях координации и организации работы Учреждения в сфере делопроизводства и документооборота: - Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; - Принимает и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию; - Передает документы в соответствии с резолюциями Директора в отделы Учреждения или сотрудникам Учреждения для исполнения и использования в работе, напоминает им о сроках исполнения контрольных документов; - Осуществляет сортировку и комплектацию документов, подписанных Директором, проверку наличия (отсутствия) подписи Директора; - По поручению Директора составляет письма, запросы и другие документы; - Организует ведение делопроизводства в приемной Директора, формирует дела текущего и постоянного сроков хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность; - Отправляет исходящую документацию по адресатам (по средствам почты, электронной почты, нарочно); - Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива; - Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск; - Формирует дела текущего и постоянного сроков хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность; - Подготавливает и сдает в архив Учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив; - Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; - Получает документы, адресованные МКУ «Городское дорожное строительство и ремонт» городского округа «Город Калининград», в отделении почтовой связи, по факсу; обрабатывает исходящие документы для отправки почтовой связью в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, либо условиями заключенных договоров на отправку корреспонденции; - Осуществляет снятие исполненных документов с контроля; - В рамках своих полномочий взаимодействует с отделами Учреждения, структурными подразделениями администрации; - Своевременно исполняет указания и поручения Директора; - Обеспечивает конфиденциальность информации, которая стала ему известна в связи с исполнением своих должностных обязанностей; - Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка Учреждения, Инструкцию по делопроизводству; - Бережет имущество Учреждения, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей. - Соблюдает требования законодательства в области охраны труда, пожарной безопасности. - Участвует в мероприятиях по противодействию коррупции, проводимых Учреждением.
